وكيل بريد في Lindy يصنّف رسائلك ويكتب مسودات الردود لفئتين ويرسل ملخصاً يومياً

الخطوات

1. 1أنشئ حساباً في Lindy عبر lindy.ai (رصيد مجاني لأول 7 أيام من دون بطاقة)، واربط بريد Google أو Microsoft عندما يطلب الإعداد ذلك. يقرأ Lindy صندوق الوارد عبر هذا الربط، فاستخدم الصندوق الذي تريد فرزه فعلاً لا صندوقاً مشتركاً.
2. 2افتح Routines من الشريط الجانبي الأيسر ثم تبويب Personal. انقر على بطاقة Email labeling وفعّلها. يبدأ Lindy بتصنيفات افتراضية (To Respond وFYI وNewsletters وComments وNotifications وInvoices): أبقِ ما تريده واحذف الباقي، واسحب كل تصنيف إلى «Keep these in my inbox» أو «Move these out of my inbox» (ويؤرشف هذا القسم الرسالة أيضاً بعد تصنيفها).
3. 3أضف فئتي الرد عبر New label: الاسم واللون وحقل Instructions بلغة عادية، مثلاً «أسئلة من العملاء أو العملاء المحتملين عن {المنتج}» و«طلبات عرض سعر أو تسعيرة». أبقِهما في صندوق الوارد. وأضف تصنيفاً إضافياً لما يجب ألا يحصل على مسودة أبداً، مثل «قانوني أو موارد بشرية أو شكاوى».
4. 4عد إلى صفحة Routines وفعّل Email drafting وانقر على بطاقته. الصق القالب أدناه في Drafting instructions، واملأ الخانات، وأضف توقيعك تحت Your signature. تُحفظ المسودات في مجلد المسودات فقط؛ ولا يرسلها Lindy أبداً.
5. 5فعّل Daily briefs وانقر على البطاقة. اكتب ما تريده في الأمر، مثلاً: «كل صباح، اذكر كل رسالة من آخر 24 ساعة تحمل تصنيف To Respond أو Quote request مع المرسل وملخص من سطر واحد وهل تنتظرها مسودة؛ ثم ما يحمل تصنيف Invoices؛ ثم اجتماعات اليوم»، واضبط وقت التسليم وقناته (رسالة خاصة في Slack أو رسالة نصية أو محادثة Lindy).
6. 6اختبره قبل أن تثق به: أرسل إلى نفسك ثلاث رسائل تناسب كل فئة، وانتظر ظهور التصنيفات في برنامج البريد، وافتح المسودات واقرأ الردود، ثم اطلب من Lindy في المحادثة «Dry-run my daily brief» لترى الخلاصة من دون إرسال أي شيء. صحّح تعليمات التصنيف إذا وقعت رسالة في الفئة الخطأ.
7. 7جرّبه أسبوعاً كاملاً: عدّل المسودات قبل الإرسال (يتعلم Lindy من تعديلاتك ويحفظ ما التقطه تحت Learned instructions)، وشدّد قواعد الكتابة مع الوقت. تفضّل Zapier؟ في Zapier Agents (agents.zapier.com) انقر + New agent، واختر محفّز Gmail للرسائل الجديدة، وأضف الأداتين Gmail: Add label وGmail: Create draft reply بالقالب نفسه، ووكيلاً ثانياً على محفّز Schedule by Zapier يرسل إليك الخلاصة اليومية بالبريد أو Slack؛ اختبر ثم انقر Publish.

قالب الوكيل

استبدل ما بين { } بمعلوماتك.

أنت تكتب مسودات ردود البريد الإلكتروني لـ{اسمك}، {المنصب} في {الشركة}. رد بلغة الرسالة الواردة (العربية أو الإنجليزية).
اكتب مسودة فقط للرسائل التي تحمل تصنيف {التصنيف 1، مثل: سؤال عميل} أو {التصنيف 2، مثل: طلب عرض سعر}. تجاهل ما عداها، ولا تكتب أبداً للرسائل التي تحمل تصنيف {تصنيف بلا مسودة، مثل: قانوني/موارد بشرية/شكوى} أو الواردة من {نطاقات أو أشخاص يُستثنون}.
معلومات عنا: {سطران أو ثلاثة: ما تقدمونه، الأسعار أو الروابط التي يمكن ذكرها، مدد التسليم أو الرد}.
لرسائل {التصنيف 1}: أجب عن السؤال مباشرة بالحقائق أعلاه فقط؛ وإذا لم تكن الإجابة موجودة فقل إنك ستتحقق واطرح سؤالاً توضيحياً واحداً.
لرسائل {التصنيف 2}: اشكر المرسل، وأكّد ما طلبه، واطلب {التفاصيل اللازمة لعرض السعر، مثل: الكمية، الموعد، الموقع}، وقل إن عرض السعر سيصله خلال {المدة}. لا تذكر أبداً سعراً أو خصماً غير موجود في الحقائق أعلاه.
الأسلوب: {مثل: ودود، جمل قصيرة، من دون علامات تعجب}. أقل من 120 كلمة. ابدأ بتحية باسم المرسل الأول إن وُجد. اختم بتوقيعي.
لا تعد أبداً بمواعيد أو استرداد مبالغ أو خصومات. لا ترسل أبداً؛ احفظ كمسودة فقط.

You draft email replies for {YOUR NAME}, {ROLE} at {COMPANY}. Reply in the language of the incoming email (Arabic or English).
Draft only for emails labelled {LABEL 1, e.g. Customer question} or {LABEL 2, e.g. Quote request}. Skip everything else, and never draft for emails labelled {NO-DRAFT LABEL, e.g. Legal/HR/Complaint} or from {DOMAINS OR PEOPLE TO SKIP}.
About us: {2-3 LINES: what you offer, prices or links you may quote, delivery or response times}.
For {LABEL 1}: answer the question directly using only the facts above; if the answer is not there, say you will check and ask one clarifying question.
For {LABEL 2}: thank them, confirm what they asked for, ask for the {DETAILS YOU NEED FOR A QUOTE, e.g. quantity, deadline, location}, and say a quote follows within {TIMEFRAME}. Never state a price or discount that is not in the facts above.
Style: {e.g. warm, short sentences, no exclamation marks}. Under 120 words. Greet with the sender’s first name if present. End with my signature.
Never promise dates, refunds or discounts. Never send; save as a draft only.

النتيجة المتوقعة

كل رسالة واردة تُصنَّف خلال دقائق، ومسودة جاهزة للتعديل في مجلد المسودات للفئتين اللتين اخترتهما، ورسالة صباحية تسرد ما يحتاج إلى رد وما ينتظر كمسودة وأي فواتير؛ وأنت من يرسل كل رد بنفسه.

انتبه إلى

• ⚠ يستمر الرصيد المجاني 7 أيام؛ وبعدها يبدأ Lindy من 29.99 دولاراً في الشهر مقابل 3,000 رصيد، لكل مستخدم. يُستهلك الرصيد فقط أثناء عمل Lindy، لكن صندوقاً يستقبل مئات النشرات يومياً يستنفده بسرعة، فأرشف التصنيفات المزعجة خارج صندوق الوارد أولاً.
• ⚠ يقرأ Lindy كل رسالة في الصندوق المرتبط، حتى التي لا يصنّفها. استخدم حساب عمل يُسمح لك بربطه، وراجع سياسة البيانات في شركتك قبل ربط صندوق مشترك أو موجّه للعملاء.
• ⚠ قسم «Move these out of my inbox» يؤرشف الرسائل. ابدأ بوضع كل التصنيفات في «Keep these in my inbox» في الأسبوع الأول، ثم انقل Newsletters وNotifications إلى الخارج عندما تثق بالتصنيفات.
• ⚠ تعكس المسودات الحقائق التي تضعها في التعليمات فقط. لا تذكر الأسعار إلا إذا كانت معلنة ومحدّثة، وإلا قضيت الأسبوع في حذف عروض أسعار خاطئة.
• ⚠ بعض ميزات Lindy (Skills، وتذييل «Sent with Lindy»، وعدد الصناديق لكل خطة) تُطرح تدريجياً، فقد يبدو حسابك مختلفاً قليلاً عن الوثائق؛ أما بطاقات Routines أعلاه فهي الجزء الثابت.