من ملاحظات الاجتماع الأسبوعي إلى قائمة مهام ورسالة متابعة

الخطوات

1. 1اختر مسجّلًا واحدًا وثبّته قبل الاجتماع. يدوّن Granola (تطبيق لنظامي Mac وWindows) الملاحظات من صوت جهازك من دون أن ينضم أي بوت إلى المكالمة؛ أما Otter وFireflies فينضمان إلى Zoom أو Google Meet أو Teams كمشارك. للثلاثة خطة مجانية.
2. 2اربط تقويمك بالتطبيق ليعرف موعد الاجتماع الأسبوعي (يستطيع Otter وFireflies الانضمام تلقائيًا؛ ومع Granola افتح التطبيق عند بدء الاجتماع). أخبر الحاضرين بأن الاجتماع يُسجَّل.
3. 3بعد الاجتماع، افتح النص في التطبيق وانسخه كاملًا (أو صدّره بصيغة TXT أو DOCX). ملخص التطبيق نفسه مفيد أيضًا، لكن الأمر الجاهز يعمل على النص الكامل.
4. 4الصق الأمر أدناه في ChatGPT ثم النص. املأ أسماء الحاضرين وتاريخ اليوم حتى يكون المسؤولون والمواعيد أشخاصًا وأيامًا حقيقية.
5. 5راجع كل مهمة مقابل السطر الذي تقتبسه. احذف ما لم يلتزم به أحد فعلًا، وصحّح المسؤولين الذين خمّنهم النموذج.
6. 6الصق الرسالة في Gmail أو Outlook، وعدّل النبرة، وأرسلها إلى الحاضرين في اليوم نفسه. احفظ جدول المهام في المستند المشترك أو أداة المهام التي يستخدمها فريقك أصلًا.
7. 7في كل يوم جمعة، الصق جداول مهام الأسبوع في ChatGPT واسأله عن البنود التي ما زالت مفتوحة؛ فتصبح أول بند في جدول أعمال الأسبوع القادم.

الأمر الجاهز

استبدل ما بين { } بمعلوماتك.

أنت تحوّل نص اجتماع إلى متابعة. الاجتماع: {اسم الاجتماع}، بتاريخ {التاريخ}. الحضور: {الأسماء والأدوار}.
من النص أدناه، أعدّ باللغة {اللغة}:
1. المهام في جدول: المسؤول | المهمة | الموعد | الاقتباس الحرفي من النص الذي أُخذت منه. أدرج فقط ما التزم به أحدهم بوضوح. إذا لم يُذكر مسؤول أو موعد فاكتب «غير محدد»، ولا تخترعهما.
2. القرارات: سطر واحد لكل قرار.
3. الأسئلة المفتوحة: ما طُرح ولم يُحسم.
4. رسالة المتابعة: سطر الموضوع + رسالة قصيرة للحضور (أقل من 150 كلمة) تسرد المهام حسب المسؤول وتنتهي بموعد الاجتماع القادم إن ذُكر.
النص:
{الصق النص هنا}

You turn a meeting transcript into a follow-up. Meeting: {MEETING NAME}, date {DATE}. Attendees: {NAMES AND ROLES}.
From the transcript below, produce in {LANGUAGE}:
1. ACTION ITEMS as a table: owner | task | due date | the exact transcript quote it comes from. Only include things someone clearly agreed to do. If no owner or date was stated, write "unassigned" or "no date"; do not invent them.
2. DECISIONS: one line each.
3. OPEN QUESTIONS: things raised but not resolved.
4. FOLLOW-UP EMAIL: subject line + a short email to the attendees (under 150 words) that lists the action items by owner and ends with the next meeting date if one was mentioned.
Transcript:
{PASTE TRANSCRIPT}

النتيجة المتوقعة

جدول مهام فيه المسؤول والموعد والاقتباس الذي تستند إليه كل مهمة، وقائمة قرارات، وأسئلة مفتوحة، ورسالة متابعة جاهزة للإرسال.

انتبه إلى

• ⚠ تختلف قواعد التسجيل بين الدول والشركات؛ أعلن ذلك بصوت مسموع في البداية وراجع سياسة شركتك قبل أن تسمح لبوت بالانضمام.
• ⚠ الخطط المجانية محدودة: خطة Otter الأساسية تمنح 300 دقيقة تفريغ شهريًا، وخطة Granola الأساسية تحتفظ بسجل الاجتماعات لثلاثين يومًا فقط، فصدّر ما تحتاجه.
• ⚠ ينتج Otter وFireflies قوائم مهام خاصة بهما؛ عاملها كرأي ثانٍ لا كمرجع نهائي.
• ⚠ قد يخترع ChatGPT مسؤولًا لمهمة لم يُسند إليها أحد؛ عمود الاقتباس موجود لتكتشف ذلك.
• ⚠ الاجتماعات التي تخلط العربية بالإنجليزية تُفرَّغ بدقة أقل؛ أعد قراءة الاقتباسات قبل الإرسال.